Crear y gestionar un envío certificado
Un envío certificado permite enviar un documento PDF a un firmante que lo revisa y firma electrónicamente en línea. Certifirm registra todo el proceso — notificación, acceso, firma y sello de tiempo — y genera un informe certificado como prueba jurídica completa.
Antes de crear un envío, asegúrate de tener al menos una plantilla configurada. La plantilla define el aspecto del email de notificación y de la página de firma que verá el firmante.
Informe certificado
PDF firmado por la FNMT-RCM con sello de tiempo Izenpe (RFC 3161).
Firma manuscrita
Trazo biométrico del firmante capturado en pantalla táctil o ratón.
Evidencias completas
IP, fecha y hora del acceso, OTP verificado y datos de identidad opcionales.
Crear un nuevo envío — paso a paso
Accede a Firma Electrónica → Nuevo Envío
En el menú superior, haz clic en «Firma Electrónica». Una vez en la Lista de Envíos, pulsa el botón «+ Nuevo Envío» para abrir el formulario.
Selecciona la plantilla
Elige la plantilla que definirá el aspecto del email de notificación y de la página de firma. Si todavía no has creado ninguna plantilla, el sistema te permitirá continuar con una configuración básica por defecto.
Recomendamos crear plantillas personalizadas antes de enviar. Consulta la sección Crear plantilla del manual.
Sube el documento PDF
Pulsa «Documentos y Orden» para abrir el diálogo de carga del documento. Arrastra tu archivo PDF o haz clic para seleccionarlo. Puedes reordenar las páginas si subes más de un documento. Una vez seleccionado, haz clic en «Continuar».
El documento se cifra en el servidor y nunca se almacena en claro. Solo el firmante y tú tenéis acceso al contenido.
Revisa el documento en el editor PDF
El siguiente paso muestra una vista previa completa del documento tal y como lo verá el firmante. Revisa que el contenido es correcto antes de continuar. Si necesitas cambiar el documento, vuelve al paso anterior.
Añade el destinatario
Introduce el email de la persona que debe firmar el documento. Puedes escribirlo directamente y pulsar Enter para añadirlo. Puedes añadir varios destinatarios en el mismo envío.
Confirma y envía
La pantalla de confirmación muestra un resumen completo: plantilla elegida, tipo de firma, documento, destinatario y opciones de caducidad. Revísalo y pulsa «Enviar» para que el sistema envíe el email de notificación al firmante.
Una vez enviado, el envío aparece en «Lista de Envíos» con el estado EMAIL ENVIADO. Puedes hacer seguimiento desde ahí.
Tras confirmar, el envío aparece inmediatamente en la Lista de Envíos con estado EMAIL ENVIADO. El firmante recibe el email en ese momento.
¿Qué ve el firmante?
Una vez enviado, el firmante recibe un email con un enlace personal. Al hacer clic, accede directamente a la página de firma sin necesidad de registro ni contraseña.
La página de firma muestra el PDF completo, el nombre del firmante y un botón «FIRMAR EL DOCUMENTO». La URL es única para cada envío y caduca cuando el firmante la usa o cuando el envío expira.
Al pulsar «FIRMAR EL DOCUMENTO», se abre un diálogo donde el firmante traza su firma manuscrita con el ratón o en pantalla táctil.
Cuando el firmante completa la firma
En cuanto el firmante traza y confirma su firma, el envío cambia automáticamente a estado FIRMADO. Certifirm genera el informe certificado —un PDF firmado por la FNMT-RCM con sello de tiempo Izenpe— y te lo envía por email.
Haz clic en el envío para ver el detalle completo: datos del firmante, evidencias de identidad (IP, OTP verificado, datos del documento) y el botón para descargar el informe certificado.
Estados del envío
Cada envío pasa por uno de estos estados según el progreso del firmante.
El sistema ha enviado el email de notificación al firmante. Está esperando a que acceda al enlace y firme el documento.
El firmante ha completado el proceso. El sistema ha generado el informe certificado con sello de tiempo y lo ha enviado a ambas partes.
El envío ha caducado sin que el firmante completara el proceso. Se ha generado un certificado de expiración como evidencia del intento de notificación.
Se ha producido un error técnico al procesar el envío. Contacta con soporte si el problema persiste.
¿Tienes alguna duda?
Nuestro equipo está disponible para ayudarte. Puedes contactarnos desde el formulario de soporte o consultar el resto del manual.